Совещание - www.clipart.net.ua

Как правильно проводить совещания?

Генеральный директор платформы для автоматизации бизнеса «Мегаплан» Сергей Козлов рассказал о том, почему так важны совещания, и как их провести максимально быстро и полезно.

«Мы хотим быть продуктивными, делать больше в единицу времени. Главный пожиратель времени – совещания. Я помню трёхчасовые собрания, на которых спят все, кроме говорящего. Театр одного актера канул в Лету. Но отказаться от совещаний не получится», – говорит Сергей. Так что можно лишь тяжело вздохнуть. Даже фрилансеры-интроверты, которые сидят дома неделями, не могут обойтись без совещаний хотя бы по телефону или Skype: случаются такие вопросы, которые по почте не решить. Если вы, конечно, не мазохист, который любит переделывать работу по пять раз. И уж тем более от совещаний не могут сбежать штатные работники. Выход прост – сделать совещания эффективными, интересными и быстрыми.

48ea459b4ff2c2

Три типа совещаний

Какая привычка есть у многих руководителей? Собирать совещания по любому поводу, даже если дело касается знакомства с новым сотрудником. Это лишнее. Поэтому можно разделить совещания на три типа:

  • решение проблемы;
  • мозговой штурм;
  • информирование.

Чтобы рассказать о новом правиле или новом работнике в компании, собирать совещание не нужно. Можно просто создать обсуждение, которое работники смогут прочитать в свободное время. На вопросы можно отвечать в комментариях. Это что касается информирования.
Business Team Brainstorming

Мозговой штурм – это время принятий решений. «Мы устраиваем их в «Мегаплане» и получаем бонус: работники высказывают идеи в комментариях, и они не теряются, как это бывает во время личного обсуждения», – делится своим секретом Козлов.

Что насчет решения проблемы? От таких совещаний избавиться не выйдет. Это обсуждение нового проекта, стратегические вопросы, решение различных конфликтов – все это требует личной встречи. Но зато эти встречи можно сделать эффективными.

Почему всех так раздражают совещания?

Причина проста: совещания крадут драгоценное время. Поэтому Сергей Козлов выделил плюсы и минусы совещаний.

Плюсы Минусы
Помогают руководителю оценить рабочий процесс, а работнику – увидеть, куда движется компания Разбивают день на куски и нарушают рабочий процесс.
Согласовывают работу людей из разных отделов и объединяют работников в команду. Превращаются в театр одного актёра.
Решают спорные вопросы. Абстрактны, вопросы сформулированы нечётко и решаются не сразу.

 

Что же, с минусами придется смириться, поскольку сила и важность плюсов все-таки неоспорима. Даже ярый противник совещаний, основатель 37signals Джейсон Фрайд признаётся, что иногда ему приходится проводить совещания. Что теперь нужно делать? Ликвидировать минусы или свести их к минимуму.

Первый минус: совещания разбивают день на куски и нарушают рабочий процесс

За несколько часов до важного события мы не можем сосредоточиться ни на чем, кроме этого события. И в этом нет нашей вины, просто так устроен мозг человека.

«Вспомните себя за пару часов до экзамена. Кажется, ещё можно что-то подучить, прочитать. Вы открываете книгу, но мозг не воспринимает информацию. Он отдыхает перед стрессовой ситуацией. То же происходит с подчинёнными перед совещанием», – рассказывает Сергей Козлов.

Запланировали встречу на 10 утра? Вычеркивайте из своей жизни время с 9 до 10 утра. Максимум, что вы сможете – проверить почту и выпить кофе. Любой нормальный работник отложит выполнение дела, мол, закончу его после встречи. Но так не бывает.

Стрессовая ситуация завершилась, мозг «выдохнул». Организм расслабился, и еще как минимум полчаса работники будут гулять по коридорам, сидеть в интернете и пытаться влиться в рабочий ритм. Только влились, как на носу новое совещание.

2fd85f9c11be50477caca9bc71aacdb6

Таким образом работник успевает за день выполнить пару мелких задач, а до тех, которые требует предельной концентрации, у него не доходят руки. Результат – подчиненные задерживаются в офисе после работы и ненавидят своего начальника.

Решение есть: нужно выбирать правильное время. Сергей Козлов делает это так:

«В «Мегаплане» я назначаю совещания на утро и сразу после обеда. Обед заменяет тот самый потерянный час перед совещанием. Если я знаю, что на двух совещаниях в день мне понадобится один и тот же работник, стараюсь развести встречи: первую – на утро, вторую – на вечер. Между встречами –5–6 часов. Этого достаточно, чтобы справиться со сложными задачами. Руководители команд в «Мегаплане» проводят совещания ежедневно в 12:00. Цель – скоординировать работу команды».

Подобные встречи в «Мегаплане» занимают всего лишь 15 минут. Очень хорошо помогает один прием – совещание стоя. Все работники выстраиваются в круг и рассказывают о своих делах в порядке очереди. Это значительно экономит время и помогает сосредоточиться на самом важном.

Совещания превращаются в театр одного актёра

Когда человеку дают возможность высказаться, он говорит. Бесконечно. Кто-то преследует цель покрасоваться, рассказывая очередную историю из своей жизни, которая никак не касается темы совещания. Другие начинают серфить в интернете или засыпать. В итоге вопрос не решается.

Нужно ограничивать время, отведенное на совещание, и количество присутствующих на нем.

Правило Сергея Козлова: «Совещаемся не дольше часа, больше пяти человек не собираемся. Если и в этом случае подчинённого занесло в демагогию – останавливаю его, подвожу итог выступления и передаю слово другому. Так я успеваю выслушать все точки зрения, собрать их воедино, принять решение и наметить план действий».

Business-Meeting

Совещания абстрактны, вопросы сформулированы нечётко и решаются не сразу

Все же основная цель совещания – решить важный вопрос. Но четко сформулировать мысль, да еще и устно – задача не из простых. Эмоции зашкаливают, прибавляются оценочные суждения, хочется покрасоваться (смотрите пункт выше). На помощь придет план.

«Подготовьтесь к совещанию и позвольте сделать это работникам. Первый этап подготовки руководителя – понять, нужно ли совещание. В большинстве случаев решить вопрос я могу самостоятельно или мне достаточно завести обсуждение, поставить задачу в «Мегаплане». Так не придётся отрывать работников от дел. Понять, нужно ли совещание, мне помогает простая схема:

6ed5cae666401a

Если совещания не избежать, переходим ко второму этапу подготовки – составляем план. План – шпаргалка на совещании. Он отвечает на четыре вопроса:

  1. Что – суть проблемы.
  2. Как – варианты решения.
  3. Кто – компетентные работники.
  4. Когда – сроки.

«Что» и «кто» – я сам решаю до совещания. Создаю событие в «Мегаплане» с кратким описанием вопроса и добавляю туда выбранных подчинённых. У работников есть суть проблемы, они знают тему и ещё до совещания собирают полезную информацию, статистические данные, анализируют прошлые похожие проблемы. Только при таком подходе можно ждать результативного совещания», – делится своим планом Сергей.

Результат

Плохой результат – это когда работники не поняли, как действовать, либо им не хватило знаний. В таком случае нужно сделать выводы и созвать повторное совещание. Хороший результат – это разработанная стратегия решения проблемы, установленные сроки и назначенные ответственные.

Эффективное-совещание.-Совещание-тренинг

«После совещания я создаю проект в Мегаплане и кратко описываю результаты. В рамках проекта ответственные работники создают задачи. Я в любой момент могу посмотреть, как обстоят дела с проблемой, и мне не нужно созывать новый совет. Это ещё один способ сохранить украденное время», – говорит гендиректор «Мегаплана».

Успех команды – залог успеха компании. Если люди мало или плохо общаются друг с другом, то о какой слаженной работе может идти речь? Не решайте спорные вопросы переписками – они отнимут гораздо больше времени, чем личная встреча. В итоге вы хотели сэкономить время, отказавшись от совещания, а получилось с точностью наоборот. Возьмите эти советы на заметку. Легких и удачных вам совещаний!