Как используют Trello в компании Trello

У нас в Trello никто не придерживается тактики выжидания. Если вы замечаете проблему, которую нужно решить — вы принимаете решение. Вы можете, конечно, решить ничего не делать, но наш принцип — никогда не думать, что кто-то другой увидит и решит проблему, которую уже нашли вы. Каждый может задать свой вопрос и высказать идею о каком-то проекте компании.

На самом деле, сотрудничество так и работает: в командной работе нужны все и каждый, никто не должен отсиживаться в стороне — это как раз и вдохновляет. Вот несколько примеров, как наши работники используют Trello для этих целей:

Чтобы держать всех в курсе

У кого есть время постоянно проговаривать статусы проектов? У нас есть несколько способов держать всех работников Trello в курсе дел компании. Во-первых, мы автоматизировали еженедельные апдейты от разных команд, создав общую обзорную доску (Company Overview board), к которой есть доступ у всех в Trello. У каждого отдела есть свои карточки, где они обновляют статус работ по своим проектам.

Таким образом каждый член команды может в любой момент узнать, что происходит в других отделах. У тех, кто не успевает узнать последние новости в этой доске, у нас настроена интеграция со Slack: все апдейты автоматически отправляются в публичный канал #company-overview, в который можно заглянуть в течение рабочего дня.

Чтобы стимулировать совместную работу

Мы создали Trello, чтобы любой проект, план или задача стали абсолютно прозрачными. Сотрудничество между отделами необходимо, поэтому мы хотим избежать эффекта разобщенности и стимулировать всех работников компании участвовать в рабочих процессах друг друга. Поэтому на досках у каждого отдела есть колонка «Входящие», где любой может оставить свой вопрос или поставить задачу. В большинстве случаев задаче присваивается цветовой ярлык (зеленый, желтый или красный), чтобы визуально отметить ее приоритет.

Чтобы помочь новичкам разобраться, в командных досках создаются карточки с инструкцией «Как пользоваться», где расписано, как что работает, все контакты и роли участников. Все это важно для работы компании. Нельзя просто открыть доступ к информации и надеяться, что люди сами поймут, что должны делать. Смысл прозрачности — помогать делу. Каждый должен чувствовать, что может задать вопрос или подключиться к проекту, который делают другие.

Чтобы быстрее находить нужные доски

Расширение Trello Chrome Extension позволяет открыть нужную доску с помощью горячих клавиш. Просто нажмите в адресной строке «T+пробел» и начните вводить название конкретной доски. Многие пользователи Trello согласятся, что это не только значительно экономит время, но и сохраняет душевное равновесие.

Чтобы упростить работу с регулярными задачами

Для регулярных задач, таких как публикация постов в блог, обработка новых вакансий и регулярные рассылки, мы создаем чек-лист из этапов для каждого процесса. Потом мы копируем этот чек-лист в следующую задачу такого же типа, чтобы ничего не упустить (это особенно полезно, когда кто-то уходит в отпуск!). Когда чек-лист выполнен, мы меняем срок выполнения на статус «готово» (тогда дата меняет цвет на зелёный). Для пользователей, которые просматривают доску, это быстрый визуальный сигнал о том, что эта задача уже готова.

Чтобы делать презентации в один клик

Мы часто используем отдельные доски для организации заметок и изображений для презентаций, особенно если мы готовимся к большому событию. Интеграция с Google Drive — это улучшение Trello, которое позволяет одним кликом собрать презентацию из карточек вашей доски.

Чтобы видеть дальше конкретных задач

Когда ваша компания или команда решает использовать инструмент для совместной работы, лучший способ избежать постоянного (и раздражающего) переключения контекста — это понять, как много возможностей может дать один конкретный инструмент.

Мы нашли способы использовать Trello для всего — от планирования обедов на неделю до адаптации новых сотрудников, и когда мы узнаем о необычных вариантах использования нашей платформы, мы рассказываем о них нашим пользователям. Чем больше людей, команд и компаний не откладывают свои дела, тем лучше!

Источник: madcats.ru